Wil je als zzp’er impact maken op mobiliteit bij NS? Zo vind je opdrachten via het inhuurportaal met preferred suppliers en brokers, regel je vlot je onboarding en compliance (KvK, DBA, verzekeringen, VOG) en werk je soepel hybride met de juiste toegang. Ook krijg je concrete tips voor tariefbepaling, reizen en declareren (NS Business Card, timesheets, PO) en voor een sterke pitch, selectie en verlenging.

Wat betekent freelancen bij NS

Freelancen bij NS betekent dat je als zelfstandig professional tijdelijk je expertise inzet op projecten die direct impact hebben op mobiliteit in Nederland. Opdrachten vind je meestal via de inhuurketen met preferred suppliers of brokers (tussenpartijen die bemiddelen), gevolgd door een intake bij het team. Je ziet veel vraag in IT (bijvoorbeeld DevOps, cloud, cybersecurity), data (BI, analytics), techniek en infrastructuur, maar ook in projectmanagement, communicatie en HR. Voor de start doorloop je een onboarding met compliance-eisen zoals een geldige KvK-inschrijving, een passende modelovereenkomst onder de Wet DBA (bewijs dat je echt ondernemer bent), basisverzekeringen en vaak een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag), plus veiligheidsinstructies als je dicht op de operatie werkt.

Je werkt vaak hybride: deels op locatie bij een standplaats en deels remote, afhankelijk van teamafspraken en de aard van je rol. Uren registreer je in een timesheet via het inhuurportaal en factureer je op een PO (purchase order) met duidelijke betaaltermijnen; reiskosten en onkosten declareer je volgens de opdrachtvoorwaarden. Je tarief onderbouw je met je ervaring, schaarste in de markt, verantwoordelijkheden en eventuele locatieplicht. De cultuur is resultaatgericht en veiligheidsbewust, met veel stakeholdermanagement tussen teams en leveranciers. Opdrachten duren vaak drie tot twaalf maanden en worden bij goed resultaat regelmatig verlengd, zodat je zowel inhoudelijke diepgang als stabiliteit in je planning behoudt.

Voor wie en welke rollen (IT, data, techniek, project, communicatie)

Freelancen bij NS past bij ervaren specialisten die energie krijgen van maatschappelijke impact en kunnen schakelen in een complexe, gereguleerde omgeving. In IT kun je aan de slag als DevOps-, cloud- of cybersecurity-expert, developer of service manager aan systemen voor planning, ticketing en reizigersapps. In data draait het om data engineering, BI, analytics en data science voor punctualiteit, capaciteit en klantbeleving. In techniek werk je aan railinfra, materieel, asset management en veiligheid, vaak dicht op de operatie.

Projectrollen variëren van project- en programmamanager tot PMO, product owner en scrum master, met focus op resultaat en risico’s. In communicatie draag je bij aan verandercommunicatie, interne adoptie en stakeholdermanagement. Je past hier als je T-shaped werkt, security- en safety-minded bent en helder communiceert in het Nederlands.

Hoe de inhuurketen werkt (preferred suppliers, brokers, inhuurdesk)

Onderstaande vergelijking laat zien hoe de inhuurketen voor NS-freelancers is ingericht en wat het verschil is tussen preferred suppliers, brokers en de inhuurdesk, zodat je weet via welke route je het beste kunt instromen.

Kern: de inhuurdesk is de centrale poort, preferred suppliers leveren en contracteren binnen raamafspraken, en brokers verbinden ZZP’ers administratief. Kies de route die het best past bij je snelheid, tarieftransparantie en contractzekerheid.

De inhuurketen bij NS loopt meestal via een centraal inhuurportaal dat wordt beheerd door de inhuurdesk, het loket dat vraag en aanbod coördineert en alle compliance checkt. Zodra een manager een opdracht plaatst, nodigt de inhuurdesk preferred suppliers uit: vaste leveranciers die snel passende profielen kunnen aandragen. Soms schakelt NS of een leverancier ook brokers in, tussenpartijen die jouw profiel matchen en het contract faciliteren.

Je reageert via het portaal met je cv, tarief en beschikbaarheid, waarna selectie, intake en eventuele casus volgen. Na akkoord regelt de inhuurdesk de modelovereenkomst (DBA), VOG en beveiligings- en toegangspassen. Je contract loopt vervolgens via de supplier of broker, je factureert op basis van timesheets en een purchase order, en marges en betaaltermijnen zijn vooraf vastgelegd in de voorwaarden.

[TIP] Tip: Maak je NS-freelance profiel compleet en actualiseer wekelijks je beschikbaarheid.

Toelating, eisen en onboarding

Als je als freelancer bij NS start, doorloop je na de selectie een strak onboardingproces waarin veiligheid en compliance centraal staan. Je levert basisstukken aan zoals je KvK-inschrijving en btw-nummer, tekent een modelovereenkomst onder de Wet DBA (waarmee je aantoont dat je echt ondernemersrisico draagt) en toont passende verzekeringen aan, zoals bedrijfsaansprakelijkheid en vaak beroepsaansprakelijkheid. Voor veel rollen is een VOG nodig (Verklaring Omtrent Gedrag), gevolgd door e-learnings over privacy, informatiebeveiliging en veiligheid rond het spoor. Daarna regelt de inhuurdesk je toegang: account met multi-factor-authenticatie, e-mail en tools, een toegangspas en, waar nodig, instructies en persoonlijke beschermingsmiddelen.

Je krijgt meestal een managed laptop of een beveiligd account; mobiel werken kan via VPN. Op je eerste dag maak je afspraken over werktijden, hybride werken en standplaats, en leer je de manier van samenwerken kennen (bijvoorbeeld agile). Administratief zet je een purchase order op, registreer je uren in het inhuurportaal en factureer je volgens vaste cut-off data en betaaltermijnen. Reken op een doorlooptijd van circa één tot drie weken, afhankelijk van de VOG en systeemtoegang.

Eisen en compliance (DBA-model, KVK, verzekeringen)

Om als freelancer bij NS te starten, moet je aantonen dat je ondernemer bent. Je levert een recent KvK-uittreksel, je btw-nummer en basisgegevens zoals bank- en ID-gegevens aan. De opdracht wordt vastgelegd via een door NS geaccepteerd DBA-model, waarin zaken als gezagsverhouding, recht op vervanging en eigen werkwijze helder zijn, zodat je inzet niet als dienstbetrekking wordt gezien. Daarnaast toon je passende verzekeringen aan: minimaal bedrijfsaansprakelijkheid en vaak ook beroepsaansprakelijkheid; bij IT- en datarollen is een cyberdekking verstandig.

Soms vraagt de inhuurdesk om een zelfstandigheidsverklaring en recente referenties. Je tarief is exclusief btw en onkosten en je factureert op een purchase order. Wijzigingen in je rechtsvorm, verzekeringen of geldigheid van documenten meld je meteen, zodat je compliant blijft.

Screening en toegang (VOG, toegangspas, veiligheidsinstructies)

Voor je start, rond je eerst de screening af. Je vraagt een VOG aan via het verzoek van de inhuurdesk; reken op ongeveer één tot twee weken doorlooptijd. Zonder goedgekeurde VOG krijg je geen volledige toegang tot systemen en locaties. Bij je eerste dag toon je een geldig ID, laat je een pasfoto maken en haal je je toegangspas op bij de servicedesk, waarmee je kantoren, werkplekken en vergaderruimtes in kunt. Tegelijk volg je verplichte e-learnings over privacy, informatiebeveiliging en veilig werken, inclusief specifieke veiligheidsinstructies als je in of nabij de operatie komt, zoals werken langs het spoor of in werkplaatsen.

Je accounts worden met multi-factor-authenticatie beveiligd en je tekent vaak een geheimhoudingsverklaring. Pas na afronding van deze stappen mag je zelfstandig aan de slag en heb je de juiste rechten en middelen.

Werkplek en hybride werken (standplaatsen, remote, werktijden)

Als freelancer werk je meestal hybride: een paar dagen per week op locatie en de rest remote, afgestemd met je team en de aard van je opdracht. Veel teams zitten in en rond Utrecht, maar ook standplaatsen als Amsterdam, Rotterdam, Zwolle en Eindhoven komen voor, vaak pal bij een station zodat je makkelijk met de trein reist. Op kantoor werk je op flexplekken met vergaderruimtes en goed gefaciliteerde IT; thuis log je in via VPN en multi-factor-authenticatie.

Werktijden liggen doorgaans binnen kantoortijden, bijvoorbeeld tussen 8.00 en 18.00 uur, met ruimte voor teamafspraken. Bij releases, storingen of operationele werkzaamheden kan je incidenteel in de avond of het weekend bijspringen. Volledig remote werken vanuit het buitenland is in principe niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming vanwege security en wetgeving.

[TIP] Tip: Lees eisen zorgvuldig; upload bewijsstukken compleet om onboarding zonder vertraging te starten.

Tarieven, reizen en administratie

Als freelancer bij NS bepaal je je uurtarief op basis van rol, senioriteit, schaarste en eventuele locatieplicht, meestal als all-in tarief exclusief btw en exclusief onkosten. In de opdrachtbevestiging staat wat je wel en niet apart mag declareren, zoals OV-kosten, parkeerkosten of kilometers; reizen per trein gaat doorgaans tweede klas volgens beleid en soms krijg je via de leverancier een NS Business Card of declareer je op bon. Je registreert je uren wekelijks of maandelijks in het inhuurportaal, laat ze door je manager accorderen en factureert daarna met een purchase order-referentie en de juiste project- of kostenplaats.

Facturen dien je digitaal in via het portaal of per e-mail zoals afgesproken, met een gespecificeerd uurtotaal en eventuele onkosten met bewijs. Betaaltermijnen liggen vaak rond de 30 tot 45 dagen na goedkeuring. Niet-gewerkte uren door feestdagen, ziekte of verlof zijn meestal voor eigen rekening, en opzeg- en verlengvoorwaarden staan helder in je contract. Door je administratie strak te houden, voorkom je vertraging in betalingen en discussies over declaraties.

Uurtarief bepalen (wat valt erin en wat niet)

Je uurtarief bij NS stel je all-in vast, exclusief btw en doorgaans exclusief onkosten. In je tarief verwerk je al je bedrijfskosten en niet-declarabele uren: acquisitie, voorbereiding, administratie, reistijd die niet wordt vergoed, verzekeringen, pensioen, opleidingen, accountant en eventuele tools of licenties als je die zelf moet leveren. NS verstrekt vaak hardware en toegang tot systemen, dus die kosten hoef je meestal niet mee te nemen.

Wat er níet in valt, zijn vooraf afgesproken onkosten zoals OV-kosten, parkeren of kilometers; die declareer je volgens de opdrachtvoorwaarden. Avond- of weekendwerk kent alleen een toeslag als je dit vooraf vastlegt. Houd rekening met tariefbanden en supplier-marges in de keten: jij biedt je eigen tarief aan, de marge komt erbovenop. Onderbouw je prijs met aantoonbare impact, schaarste en verantwoordelijkheden.

Reizen en declareren (NS business card, OV-kosten)

Reizen naar je standplaats doe je meestal met het OV; dat sluit aan bij het beleid en de locaties pal bij stations. Vaak regel je dit met een NS Business Card via de leverancier of opdrachtgever, waarmee je zonder eigen voorschot reist en de kosten automatisch doorbelast worden. Heb je geen Business Card, dan gebruik je je eigen OV-chipkaart en declareer je de kosten maandelijks met transactieoverzichten of bonnetjes via het inhuurportaal.

Standaard reis je tweede klas; first class of seat upgrades vergoed je alleen als dit vooraf is afgesproken. Kilometers of parkeren zijn alleen declarabel als de opdracht dat toestaat. Noteer per rit de datum, herkomst, bestemming en reden, zodat je declaraties vlot worden goedgekeurd en verwerkt.

Urenregistratie en facturatie (PO, timesheets, betaaltermijnen)

Je registreert je uren wekelijks of maandelijks in het inhuurportaal en laat ze door je opdrachtgever accorderen voordat je factureert. Elke opdracht heeft een PO (purchase order) met budget en looptijd; dat PO-nummer zet je verplicht op je factuur, samen met de juiste kostenplaats of projectcode. Dien je factuur digitaal in volgens de cut-off datum, met een gespecificeerd uurtotaal en eventuele onkosten voorzien van bewijs.

Zorg dat btw, tarief en periode helder zijn en dat je timesheets als bijlage meekomen. Na goedkeuring geldt meestal een betaaltermijn van 30 tot 45 dagen; die gaat pas lopen na accordering. Klopt er iets niet, dan corrigeer je dit via een aangepaste factuur of creditnota, zodat betaling niet vertraagt.

[TIP] Tip: Gebruik NS Business Card en Daluren voor automatische declaraties en lagere kosten.

Opdrachten vinden en je onderscheiden

Je vindt NS-opdrachten vooral via het inhuurportaal en preferred suppliers, maar je netwerk blijft doorslaggevend: laat recruiters, oud-collega’s en hiring managers weten waar je naar zoekt en reageer snel als een rol live komt. Zorg dat je LinkedIn up-to-date is met concrete resultaten, relevante trefwoorden en certificeringen als Agile, Scrum of SAFe, en maak een beknopt cv per opdracht waarin je impact en context van vergelijkbare projecten bij corporates of publieke organisaties helder staan. Een korte pitchmail met beschikbaarheid, tariefbandbreedte en startdatum helpt suppliers je snel te matchen. Val op met domeinkennis van mobiliteit, veiligheid en privacy, en laat zien dat je NS-waarden begrijpt: betrouwbaarheid, reizigersfocus en samenwerking.

Bereid je intake strak voor met een case, duidelijke referenties en voorbeelden van stakeholders die je hebt meegenomen in verandering. Regel alvast VOG en verzekeringen zodat je direct kunt starten, en wees transparant over remote-mogelijkheden en reistijd. Deel thought leadership via een blog, GitHub of talk om je autoriteit te tonen. Wie zichtbaar is, snel levert en consistent kwaliteit laat zien, bouwt een reputatie op die zorgt voor herhaalopdrachten en verlengingen.

Waar je NS-opdrachten vindt (inhuurportalen, preferred suppliers, netwerk)

Je vindt NS-opdrachten vooral via het centrale inhuurportaal, maar de toegang loopt meestal via preferred suppliers of een MSP/broker die kandidaten mag aanleveren. Schrijf je daarom in bij een paar relevante suppliers, zorg voor een compleet profiel met beschikbaarheid, tarief en recente referenties, en laat weten voor welke rollen je direct inzetbaar bent. Houd LinkedIn, niche-jobboards en communitykanalen in de gaten en stel alerts in, want opdrachten gaan snel live en net zo snel weer dicht.

Je netwerk blijft cruciaal: tip recruiters en oud-collega’s, vraag om warme intro’s bij hiring managers en deel kort je waardepropositie. Reageer vlot, lever een op maat gemaakt cv aan en wees helder over startdatum, locatie en tarief, zodat suppliers je zonder frictie kunnen indienen.

Pitchen en selectieproces (CV op maat, intakegesprek, casus)

Je pitch begint met een cv op maat waarin je de woorden uit de opdracht koppelt aan concrete resultaten: probleem, jouw aanpak en meetbaar effect (bijvoorbeeld doorlooptijd -30% of storingen -20%). Benoem relevante tools, methoden (Agile/Scrum, DevOps) en domeinkennis en houd het op 2 à 3 pagina’s. In je intake met de hiring manager en een inhoudelijke lead bespreek je context, stakeholders, security- en privacy-eisen, planning, hybride werken en tarief.

Bereid drie STAR-cases voor die laten zien hoe je risico’s managet en teams meeneemt. Soms volgt een casus: een whiteboardopdracht, code challenge of korte huiswerkcase met je aanpak en aannames. Onderstreep beschikbaarheid, startdatum en standplaats, stel scherpe vragen, en stuur na afloop een korte samenvatting met referenties en eventuele VOG-status om momentum te houden.

Samenwerken en verlengen (stakeholdermanagement, resultaten)

Goed samenwerken bij NS begint met heldere verwachtingen: je stemt doelen, scope en Definition of Done af met je product owner, team en relevante stakeholders en legt dit vast in een kort plan van aanpak. Je houdt iedereen aangehaakt met een vast ritme van stand-ups, reviews en demos, deelt risico’s en afhankelijkheden tijdig en maakt besluiten expliciet. Werk met meetbare resultaten zoals doorlooptijd, incidentratio, beschikbaarheid of opleverdata, zodat je voortgang zichtbaar is en discussie over prioriteiten fact-based blijft.

Richtlijn voor verlengen: start 6 tot 8 weken voor de einddatum, koppel behaalde resultaten aan de komende roadmap en toon welke waarde je de volgende periode levert. Bespreek budget en tarief open, lever referenties waar nodig en regel de administratieve verlenging via supplier en inhuurdesk.

Veelgestelde vragen over ns freelance

Wat is het belangrijkste om te weten over ns freelance?

Freelancen bij NS betekent tijdelijk werken via preferred suppliers of brokers binnen IT, data, techniek, project- en communicatierollen. Je doorloopt inhuurdeskprocedures, inclusief screening, compliance en onboarding, met duidelijke deliverables, hybride werkafspraken en resultaatgerichte samenwerking.

Hoe begin je het beste met ns freelance?

Zorg voor KVK-inschrijving, modelovereenkomst DBA en beroeps-/aansprakelijkheidsverzekering. Bereid VOG en identiteitscheck voor, stel tarief en beschikbaarheid vast, update CV per rol, schrijf je in bij inhuurportalen/preferred suppliers en reageer snel met gerichte pitches.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij ns freelance?

Te hoog of onduidelijk tarief, geen heldere scope en deliverables, incomplete compliance (DBA, verzekeringen), te late VOG, vergeten PO/timesheets, slechte uren- en reisadministratie, onvoldoende stakeholdermanagement, zwakke intakevoorbereiding en generieke CV’s waardoor selectie en verlenging mislopen.